Todas as empresas de contabilidade possuem um verdadeiro tesouro de dados: informações contábeis, fiscais e financeiras de clientes que precisam ser processadas e protegidas. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) serve exatamente para isso.
Como toda norma, a implementação desta lei traz mudanças, alterando a forma de tratamento das informações de empresas e pessoas físicas. As empresas de contabilidade foram severamente afetadas e é preciso se adequar às regras o quanto antes.
Pensando em auxiliá-lo neste processo, nós, da W.O.S Contabilidade Digital, trouxemos tudo que você precisa saber sobre LGPD e Contabilidade. Acompanhe conosco e boa leitura!
O QUE É A LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma lei criada para proteger os dados de qualquer pessoa física ou digital dentro de uma empresa.
Assim, como indivíduo, você protegerá seus dados pessoais em outras empresas, mas também precisará adaptar seu negócio para proteger os dados de seus clientes. Inspirada nas leis europeias de proteção de dados, a LGPD foi criada para proteger as informações das pessoas e dar a elas mais privacidade.
Ao abrigo da lei de proteção de dados, os cidadãos têm o direito de solicitar a eliminação dos seus dados pessoais a qualquer momento, podendo mesmo ter os seus dados transferidos para outra empresa que preste o mesmo serviço.
O IMPACTO DA LGPD NA CONTABILIDADE
Como a LGPD trata de como as empresas devem cuidar desses dados, ela afeta diretamente o dia a dia dos escritórios de contabilidade. Muitas empresas do setor tiveram que ajustar seus processos e as que não ajustaram as sanções de risco.
Apesar de ter causado algum desconforto no escritório de contabilidade desde o início por parecer ser um processo complicado, o lado bom é que a LGPD na contabilidade ajuda a organizar o negócio. Na prática, seu escritório de contabilidade também fica protegido de possíveis processos judiciais, já que o consentimento dos dados passou a ser legal.
ADEQUAÇÃO À LGPD
Ainda existem muitas dúvidas sobre como os escritórios de contabilidade podem atender às exigências da LGPD. Para tal, siga os passos abaixo:
1. PREPARAÇÃO DOS DADOS
O primeiro passo para adequar seu escritório de contabilidade à LGPD é mapear os dados armazenados (fluxo e inventário). Neste ponto também é importante determinar a base legal para o seu ambiente empresarial, consulte a Lei 13.709/2018.
2. NOMEAÇÃO DE UM ENCARREGADO DE DADOS
As empresas são obrigadas, por lei, a nomear um controlador de dados: pessoa designada para atuar como canal de comunicação entre o controlador, o titular dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Neste caso, o DPO (Data Protection Officer) responsável pode ser um especialista, um escritório ou um colaborador com conhecimento e experiência nesta área, especializado em questões de proteção de dados, desde que não haja conflito de interesses.
3. CRIAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DO PLANO DE DADOS
O próximo passo é desenvolver seu plano de privacidade de dados de acordo com a lei, observando os seguintes aspectos:
- Política de Segurança, Privacidade, Classificação e Retenção de Dados
- Cronograma de Retenção de Dados
- Consentimento do proprietário (se necessário)
- Documentação de resultados AIPD (avaliação de impacto de privacidade de dados) Declaração de privacidade
- Código de conduta
- Contratos de processamento de dados (garantias legais e acordos para garantir o controle) Treinamento de Privacidade Contínuo.
4. IMPLEMENTAÇÃO DA GOVERNANÇA
Para garantir que os programas sejam eficazes, também é importante implementar a governança de dados. Para fazer isso, você deve criar procedimentos de resposta e notificação para casos de violação de dados, um formulário de registro para tais incidentes e uma lista de atividades de tratamento. Além disso, deve estipular cláusulas contratuais padrão para a transferência de dados pessoais para outros países.
5. AVALIAÇÃO E MELHORIA CONTÍNUA
Por fim, é importante cumprir as leis e resoluções para que seus processos estejam sempre atualizados e em conformidade. Também seria interessante realizar auditorias e avaliações de conformidade, se possível, além de monitorar operações gerais envolvendo privacidade e proteção de dados. Futuramente, a aquisição da certificação ISO 27001:2019 também deve ser analisada para melhorar ainda mais a credibilidade do empreendimento.
Um aspecto de grande importância da LGPD é sobre os dados sensíveis. Afinal, o que são esses dados sensíveis? Continue conosco!
O QUE SÃO OS DADOS SENSÍVEIS
Os dados sensíveis referem-se a:
- Os dados pessoais que mostrem a origem racial ou étnica;
- As opiniões políticas, as convicções religiosas, bem como filosóficas;
- A filiação sindical;
- Os dados relativos à vida sexual ou mesmo orientação sexual do indivíduo.
Sobre eles, autônomos, empresas e governo podem tratá-los caso tenham o consentimento explícito da pessoa e para um fim definido. Caso não haja o consentimento, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais dispõe a possibilidade quando for indispensável em situações de:
- obrigação legal;
- políticas públicas;
- estudos via órgão de pesquisa;
- um direito, em contrato ou mesmo em processo;
- preservação da vida e da lisura de uma pessoa;
- tutela de procedimentos realizados por profissionais das áreas da saúde ou sanitária;
- prevenção de fraudes contra o titular.
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Equipe W|O|S